Política de Tratamiento de Datos Personales
Sistema de Inteligencia Artificial para Transcripción de Diligencias Jurídicas — Última actualización: abril 2026
I. Introducción
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales establece los lineamientos, principios y procedimientos adoptados por Provident.ia para garantizar la protección de los datos personales tratados en el desarrollo de su sistema de inteligencia artificial para la transcripción de actuaciones jurídicas.
Esta política se adopta en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, sus normas reglamentarias y demás disposiciones aplicables, así como en observancia de los principios constitucionales de habeas data, intimidad y debido proceso.
II. Alcance
La presente política aplica a todo tratamiento de datos personales realizado por Provident.ia, en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento, en el marco de: (i) la captura, almacenamiento y procesamiento de actuaciones jurídicas y reuniones; (ii) el uso de herramientas de inteligencia artificial; (iii) la generación de transcripciones y actas.
Esta política cobija a todos los titulares cuyos datos sean tratados, incluyendo: sujetos procesales, funcionarios judiciales, abogados y usuarios del sistema.
III. Responsable del Tratamiento
Provident.ia — Correo de contacto: [email protected]
El responsable garantizará que el tratamiento de datos se realice de manera lícita, informada, segura y conforme a la finalidad autorizada, tal como lo exige la normativa vigente.
IV. Principios Rectores
El tratamiento de datos personales se regirá por los siguientes principios:
- Legalidad: conforme a la ley.
- Finalidad: uso exclusivo para los fines autorizados por el titular.
- Transparencia: información clara al titular.
- Seguridad: protección contra accesos no autorizados mediante cifrado AES-256.
- Confidencialidad: reserva de la información.
- Circulación restringida: acceso limitado por roles.
V. Finalidad del Tratamiento
Los datos personales serán tratados para:
- Transcribir actuaciones jurídicas y reuniones mediante IA.
- Generar transcripciones con entrega en versión minuto a minuto.
- Facilitar el acceso a la información procesal.
- Mejorar la eficiencia en la gestión de documentos jurídicos.
- Garantizar trazabilidad de actuaciones.
VI. Tipo de Datos Tratados
El sistema podrá tratar:
- Datos personales básicos (nombre, correo electrónico).
- Datos sensibles (contenido de procesos judiciales).
- Información de diligencias (audio, texto transcrito).
Dado el alto nivel de sensibilidad, se aplicarán medidas reforzadas de protección mediante cifrado AES-256.
VII. Derechos de los Titulares
Los titulares podrán:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
- Solicitar prueba de autorización.
- Ser informados del uso de sus datos.
- Revocar la autorización.
- Solicitar supresión del dato.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
Para ejercer estos derechos: [email protected] — Tiempo de respuesta: consultas 10 días hábiles, reclamos 15 días hábiles.
VIII. Medidas de Seguridad
Se adoptarán medidas como:
- Cifrado AES-256 de todos los archivos almacenados.
- Control de accesos por roles de usuario.
- Registro de actividad (logs).
- Eliminación automática de archivos de audio después del procesamiento.
- Comunicaciones exclusivamente por HTTPS.
IX. Terceros que Procesan los Datos
- Hetzner Cloud (Alemania) — servidor donde corre la aplicación. Cumple GDPR.
- RunPod (Estados Unidos) — procesamiento GPU de los archivos de audio. Los archivos se eliminan del worker inmediatamente después del procesamiento.
- Cloudflare (Estados Unidos) — CDN y protección DDoS. No almacena contenido de los archivos.
X. Retención de Datos
- Archivos de audio originales: eliminados inmediatamente después del procesamiento.
- Transcripciones procesadas: almacenadas mientras la cuenta esté activa.
- Datos de cuenta: eliminados a los 30 días de solicitar la baja.
XI. Vigencia
La presente política rige a partir de abril de 2026 y podrá ser modificada conforme a cambios normativos o tecnológicos. Los cambios materiales serán notificados por correo electrónico con 15 días de anticipación.
XII. Viabilidad Jurídica
La implementación de sistemas de inteligencia artificial para la transcripción de actuaciones jurídicas en Colombia es jurídicamente viable conforme a: el artículo 29 de la Constitución Política (debido proceso), el artículo 209 (función administrativa), la Ley 2213 de 2022 (uso de TIC en procesos judiciales), la Ley 1564 de 2012 (publicidad de actuaciones judiciales), y el Acuerdo PCSJA24-12243 de 2024 (criterios para uso de IA en la Rama Judicial).
Baud1l actúa como instrumento auxiliar de apoyo, sin sustituir el criterio del operador judicial ni intervenir en la valoración probatoria o adopción de decisiones judiciales.
